Arbeidsflyt for s?knad om opptak til ph.d.

Kort beskrivelse av arbeidsflyten

Hvert fakultet gir informasjon til s?kerne om opptak til ph.d.-programmet p? nettsidene sine og lenker opp til felles nettskjema derfra. Dette nettskjemaet er i hovedsak for s?kere som ikke har UiO som arbeidsgiver.

S?kere fyller ut nettskjema og legger ved dokumentasjon. S?knader videresendes automatisk fra nettskjema til fakultetets RT-k? og blir samtidig arkivert i Elements.

Saksbehandler bruker RT til ? kommunisere med s?ker og faglig ansatte. N?r s?knaden er ferdig behandlet, kan saksbehandler be om arkivering av saksbehandlingen i Elements. Til slutt skriver saksbehandler vedtaksbrev i Elements.

P? et senere tidspunkt vil saksbehandler kunne be om oppretting av studierett i FS via RT, men dette er ikke klart enn?.

NB! P? noen omr?der skiller denne arbeidsflyten seg fra standard bruk av RT. Vi anbefaler derfor at du leser veiledningen grundig f?rste gang du bruker den, og deretter har den tilgjengelig for oppslag.

F? tilgang til RT og tilpass RT

F? tilgang

For ? behandle saker m? du ha tilgang til fakultetets RT-k? for s?knader til ph.d.-programmet. Dersom du er ny saksbehandler og trenger tilgang, kan du henvende deg til k?-sjefen ved din enhet.

• HF:?Marthe Bogen
• JUS:?Birgit Abfalterer
• MED: H?kon Skogli
• OD:?Natalia Andronova
• MN:?Natalia Utkina
• SV:?Ingebj?rg Hovde og Ida Bellizia
• TF:?Ina Marie Ausland
• UV:?G?rill Arnesen

Logg inn og tilpass RT

Logg inn i RT. Vi anbefaler at du setter p? varsler, s? du f?r beskjed n?r du f?r tildelt en ny sak. Velg Logged in as .. -> Settings -> Preferances.

• Mail: Sett Outgoing mail til Yes og Email delivery til Use system default (Individual messages).
• Ticket display: Sett Notify me of unread messages til Yes

K?sjefen kan hjelpe deg ? sette opp forsiden i RT ut ifra hvilke oppgaver du har i saksbehandlingen. Om du ikke er s? godt kjent med RT, finner du en oversikt over alle tilgjengelige veiledninger for RT her.

Hvor finner jeg k?en?

Du burde finne k?en for ditt fakultet under "Queue-list" p? h?yre side p? hjemmesiden din. K?ene har navn hf-ekstern-phd, jf-ekstern-phd, med-ekstern-phd osv.?

Flytte saken mellom saksbehandlere

Alle saksbehandlerne p? fakultetet har tilgang til fakultetets RT-k?, uavhengig av om de er p? fakultets- eller instituttniv?. Dermed kan saksbehandlere °ÄÃŻʹÚÌåÓý,»Ê¹Ú×ãÇò±È·Öe om saksbehandlingen, ogs? p? tvers av niv?.?Det kan ogs? v?re ulike saksbehandlere ¨C p? ulike enheter ¨C p? ulike stadier av saksbehandlingen.?Les hvordan du setter sak til ny eier.

For k?sjefer

Som k?sjef p? ditt fakultet er det din oppgave ?:?

• Gi tilganger til nye saksbehandlere
• Hjelpe saksbehandlere med ? sette opp RT riktig, s? de f?r god oversikt over saksbehandlingen i RT.
• Sette opp standardsvar som kan limes inn n?r man besvarer henvendelser i RT, om dere ?nsker dette.
• Fordele saker til rett saksbehandler, hvis ikke saksbehandlerne tar sakene selv.
• Sette opp varsel om nye saker, ved behov

Trinn 1: Ta s?knaden i RT og knytt saken til Elements

1. Ta saken.?Les hvordan du tar en sak i RT.
2. Sjekk om det ligger ett eller flere vedlegg i "Fleksifelt/Custom fields"-boksen.

   • Hvis ja, g? videre til punkt 3. Hvis nei, se her:

     • Det har skjedd en teknisk feil i Nettskjema, og ett eller flere vedlegg har ikke blitt lastet opp. I disse sakene m? du:
       • Finn "Detaljer/The Basics"-menyen og trykk p? blyanten for ? redigere. Sett status til "slettet" og trykk "Lagre/Save".
       • Finn Elements-saken som har blitt opprettet (bruk Nettskjema-ID i RT-saken, og let etter samme Nettskjema-ID i hoveddokumentet i Elements-saken). Saken inneholder ofte noen vedlegg, men ikke alt s?keren har pr?vd ? laste opp.
       • Be esak om ? sette Elements-saken til status "utg?tt" (kontaktinfo).
       • Dobbeltsjekk at s?keren har sendt inn en ny s?knad og at det finnes en ny RT-sak med vedlegg. Hvis ikke, kontakt ph.d.-koordinatoren din (som kontakter fshjelp).
3. G? til Elements og finn den nyopprettede saksmappen for s?knaden. Noter deg saksnummeret til saken i Elements.

4. G? tilbake til RT-saken og trykk p? blyanten ved "Fleksifelt/Custom Fields"-menyen:

   

5. Legg saksnummeret fra Elements inn i feltet som heter "Saksnr. Elements" i RT og trykk "Lagre/Save". Saksnummeret skal brukes n?r saksbehandlingen er fullf?rt og s?rger for at den automatiske arkiveringen skjer til riktig sak i Elements.

   

Ved behov: Hvordan finner jeg saksnummeret i Elements?

G? til Elements. Du finner saksnummeret i Elements ved ? s?ke opp navnet til s?keren ?verst i h?yre hj?rne. Saken du leter etter har navnet "S?knad om opptak til ph.d.-programmet ved <fakultet>, s?ker <Navn Navnesen>". Noter ned saksnummeret, som du finner i den m?rkebl? boksen ?verst til venstre i bildet. Saksnummeret har form tilsvarende dette "2025/12345".

Trinn 2: Vurder s?knaden administrativt

1. For ? se alle vedleggene i s?knaden, finn "Fleksifelt/Custom fields"-menyen i RT-saken og trykk p? blyanten. V?r obs p? at du m? trykke p? blyanten for ? se alle dokumentene.
2. Klikk p? vedleggene som ligger i feltene "Utdanningsdok.", "Arbeidsgiverskjema" etc. for ? se p? dem. V?r obs p? at du sletter dokumneter ved ? sette en hake ved dokumentet og?trykk "Lagre/Save".
3. F?lg rutinene p? ditt fakultet for ? vurdere s?knaden.

NB! N?r du klikker p? vedleggsfilen, m? du v?re oppmerksom p? om filen ?pner seg p? skjermen eller om den blir lastet ned til din egen datamaskin. Noen filtyper kan bli lastet ned automatisk, for eksempel Word-filer. I slike tilfeller m? du slette filen s? snart du er ferdig med ? bruke den.

Ved behov: Be s?ker om oppklaringer

1. For ? be s?ker om ? ettersende mer informasjon, for eksempel oppklare noe, rette feil eller ettersende dokumenter, finn "Fleksifelt/Custom fields"-menyen i RT-saken og trykk p? blyanten for ? redigere.

2. Hak av "Ja" p? "Send svar til requestor" og trykk "Lagre/Save". Dette er en sikkerhetsrutine, s? du ikke sender epost til s?keren ved et uhell. Dette steget m? gj?res hver gang du skal skrive til s?keren.

   

3. Finn "Handlinger"/"Actions" og "Svar"/"Reply".?Det er viktig at du velger "Action" og "Reply" for ? sikre at annen kommunikasjon i saken ikke f?lger med i svaret

   

4. Sjekk at s?keren dukker opp som mottakter (1). Skriv e-posten til s?keren i boksen som dukker opp (2). Legg eventuelt ved vedlegg (3), om du f.eks. ?nsker ? sende med en mal. Trykk "Oppdater sak"/"Update ticket" for ? sende (4)

   

5. N?r du har sendt eposten til s?keren, forandrer status p? saken seg automatisk til "Venter p? s?ker".

Ved behov: Slette feilsendte dokumenter

Den opprinnelige s?knaden og tilh?rende vedlegg er lagret i Elements. Dersom det er sendt inn dokumenter du ikke har behov for i saksbehandlingen, kan du slette dem fra RT-saken.

Her ser du hvordan du sletter dokumenter som s?ker ev. har sendt inn ved en feil:

1. G? til redigeringsmodus i "Fleksifelt"/"Custom Fields"-menyen i RT-saken ved ? trykke p? blyanten.
2. Finn dokumentet som skal fjernes.

3. Slett dokumentet ved ? sette en hake ved dokumentet og?trykk "Lagre"/"Save".

   

Ved behov: Ta vare p? utg?tte dokumenter

Den opprinnelige s?knaden og tilh?rende vedlegg er lagret i Elements. Dersom det har kommet inn dokumenter du ?nsker ? ta vare p? i RT-saken, men som ikke skal v?re med i vurderingen av s?knaden, kan du flytte dem til feltet "Utg?tte/ugyldige filer".

Her ser du hvordan du kan ta vare p? dokumenter p? denne m?ten:

1. G? til redigeringsmodus i "Fleksifelt"/"Custom Fields"-menyen i RT-saken ved ? trykke p? blyanten.
2. Finn dokumentet som skal fjernes.
3. Last ned dokumentet. Wordfiler lastes ned automatisk n?r du trykker p? dem. Bildefiler og pdf m? du f?rst trykke p?. N?r dokumentet er ?pnet kan du h?yreklikke og velge "Lagre som...".

4. Finn feltet "Utg?tte/ugyldige filer" og klikk "Velg fil".

   

5. Finn dokumentet du nettopp lastet ned (oftest lander det i "Nedlastinger"/"Downloads"-mappa p? maskinen din) og velg "Open".
6. N? har du lastet opp det feilsendte dokumentet til feltet "Utg?tte/ugyldige filer". Det er viktig at dette feilsendte dokumentet ligger i saken n?r du senere skal arkivere.
7. Slett den lokale kopien av det feilsendte dokumentet p? datamaskinen din.

8. Fjern det feilsendte dokumentet i det opprinnelige feltet i rt ved ? sette en hake ved dokumentet som skal fjernes og?trykk "Lagre/Save".

   

Ved behov: Last opp nye dokumenter

Dersom nye dokumenter, som ettersendinger fra s?keren eller interne informasjonsdokumenter, skal v?re med i vurderingen av s?knaden, m? du laste opp dokumentet i rett "Fleksifelt/Custom Fields"-felt:?

1. Gjelder det nye dokumenter fra s?keren, m? du f?rst laste ned det nye dokumentet s?ker har sendt til maskinen din midlertidig. Wordfiler lastes ned automatisk n?r du trykker p? dem. Bildefiler og pdf m? du f?rst trykke p?. N?r dokumentet er ?pnet kan du h?yreklikke og velge "Lagre som...".

2. Finn det rette feltet under "Fleksifelt/Custom Fields" (f.eks. "Utdanningsdok.), trykk "Velg fil" og last opp det nye dokumentet.?Det er viktig at du laster opp til rett felt, for?eksempel til "Utdanningsdokumenter" hvis det er et vitnem?l, eller "?vrige dokumenter fra s?keren" hvis dokumentet h?rer hjemme der. Feltet "Intern vurdering" skal brukes for interne notater om dere skal sende dette til fagperson.

   

3. N?r du har lastet opp denne nye filen til RT, sletter du den midlertidige kopien av filen fra maskinen din.?

Ved behov: Irrelevante s?knader

Mottar du en s?knad som er sv?rt mangelfull (f.eks. uten aktuelle vedlegg), kan du gi avslag p? s?knaden ved ? sende en epost til s?keren via RT uten videre oppf?lging eller faglig vurdering.?

1. G? til "Fleksifelt/Custom fields"-menyen i RT-saken og trykk p? blyanten for ? redigere.
2. Hak av "Ja" p? "Send svar til requestor" og trykk "Lagre/Save", som forklart i "Ved behov: Be s?ker om oppklaringer" ovenfor.
3. G? til "Handlinger/Actions" og velg "Svar/Reply", som forklart i "Ved behov: Be s?ker om oppklaringer" ovenfor.
4. Skriv en passende tekst til s?keren og trykk "Oppdater sak"/"Update ticket" for ? sende.
5. G? videre til ferdigstilling av avsl?tt s?knad i RT, jf. trinn 4b nedenfor.
6. Du trenger ikke skrive et vedtaksbrev i Elements, jf. trinn 5 nedenfor.?

Ved behov: N?r en s?ker har valgt feil fakultet i nettskjemaet

Siden fakultetene deler samme nettskjema, kan vi oppleve at s?kere sender inn s?knaden sin til feil fakultet.

Opplever du ? motta en s?knad der s?ker har valgt feil fakultet, m? du ta ansvar for ?:

1. Legge inn en "Kommentar/Comment" om at s?knaden er feilsendt og sette RT-saken til rett k?. K?ene har navn hf-ekstern-phd, jf-ekstern-phd, med-ekstern-phd osv. Er du i tvil, b?r du ta kontakt med koordinator hos mottakerfakultet i forkant.
2. Send en e-post til esak-hjelp@admin.uio.no, med koordinator hos mottakerfakultet i kopi, der du ber om at arkivet flytter s?knaden til rett sted i Elements. Koordinator hos mottakerfakultetet kan gi tilleggsinformasjon om rett sted i Elements, om n?dvendig.

Som mottaker av den flyttede s?knaden, m? du ta ansvar for ? kontakte s?ker og velger om s?keren skal:

1. Bli bedt om ? ettersende manglende dokumentasjon i RT.
2. Bli bedt om ? fylle ut s?knaden p? nytt med riktig fakultet, s? all dokumentasjon kommer med. Dette vil medf?re en ny arkivering, og du m? send en e-post til esak-hjelp@admin.uio.no der du ber de om ? sl? sammen de to arkivmappene.
3. F? avslag pga. lite relevant s?knad.

Trinn 3: Send s?knaden til faglig vurdering

1. G? til feltet "Personer/People" og trykk p? blyant-ikonet.

   

2. Under "Legg til overv?kere/Add new watchers" (1) velger du "type" "Kopimottaker/Cc" (2). Skriv inn fagpersonens e-post (3). Legg til s? mange fagpesoner du trenger. Trykk "Lagre/Save" (4).

   

3. Finn "Handlinger/Actions" og velg "Kommenter/Comment" (NB! Ikke "Svar/Reply").?Ved ? velge Kommenter/Comment p? denne m?ten sikrer du at annen kommunikasjon i saken ikke f?lger med.

   

4. Skriv en beskjed til fagpersonen i den gule meldingsboksen der du ber dem vurdere s?knaden og komme med en anbefaling om opptak eller ikke. RT legger automatisk til en standardtekst og direktelenker til s?knaden (pdf), utdanningsdokumentene,?arbeidsgiverskjema,??vrige dokumenter fra s?ker og?evt intern vurdering.
5. Trykk "Oppdater sak/Update ticket" for ? sende beskjeden.
6. Fagpersonen f?r en vanlig e-post i UiO-innboksen sin. Fagpersonen m? bruke login-fuksjonen til RT for ? kunne se vedleggene, men g?r ikke inn i RT.?Vi har valgt denne l?sningen for ? dele dokumenter slik at vi unng?r ? sende dokumenter p? e-post.
7. Fagpersonen svarer p? e-posten de har f?tt. N?r fagpersonen beholder RT-adressen som svarmottaker og RT-tittelen p? e-posten, legges svaret automatisk inn i riktig RT-sak. Svaret g?r bare til saksbehandleren, ikke til s?keren.?

Ved behov: Dersom s?keren har UiO-utdanning

Hvis s?keren har utdanning fra UiO, blir de ikke bedt om ? laste opp dokumentasjon p? dette i nettskjema, fordi vi allerede har informasjonen.?Dersom utdanningsdokumenter eller resultater fra UiO trengs i den faglige vurderingen, m? du enten laste ned vitnem?l og karakterutskrift fra FS og laste opp i s?knaden (i fleksifeltet "Utdanningsdokumenter"), eller oppsummere s?kerens resultater skriftlig i kommentaren du sender til fagpersonen.

Hvordan du legger til dokumenter i "fleksifelt/custom fields"-menyen i RT-saken finner du forklaring p? under trinn 2, "Ved behov: Last opp nye dokumenter", ovenfor.

Trinn 4a: Ferdigstill innvilget s?knad i RT, skriv til Elements

N?r den faglige vurderingen er ferdig og det er konkludert med at s?ker skal innvilges opptak, er du klar til ? ferdigstille saken. Husk at det er viktig at den endelige konklusjonen tydelig framkommer i kommunikasjonen i RT-saken.

1. Finn "Detaljer/The Basics"-menyen og trykk p? blyanten for ? redigere.

   

2. Sett status til "Behandlet" og trykk "Lagre/Save".

   

3. ? opprette automatisk studierett i FS vil bli tilgjengelig snart. Forel?pig m? du selv g? til FS for ? opprette studieretten manuelt.?F?lg FS-veiledningen for registrering av ph.d.-kandidater i student samlebilde.

4. N?r du ikke forventer at det kommer mer kommunikasjon fra s?keren eller fagpersonene, arkiverer du RT-saken til Elements.?Velg "Handlinger/Actions" i RT og "Export to Elements". Hele RT-saken lagres automatisk i Elements, inkludert kommunikasjon med s?ker og fagpersoner.?NB!?For at eksporten til Elements skal fungere, m? du ha lagt inn saksnummeret i riktig felt (se trinn 1 over).

   

5. Etter at saken er arkivert, finn "Detaljer/Basics"-menyen og trykk p? blyanten for ? redigere. Sett status til "Avsluttet" og trykk "Lagre/Save".

   

Ved behov: Hvis s?keren svarer etter en sak er avsluttet i RT

Hvis s?keren svarer etter at saken har f?tt status ?Avsluttet?, vil RT-saken automatisk bli gjen?pnet og satt til ?Under behandling?. N?r den nye henvendelsen er vurdert og eventuelt behandlet, m? saken settes som ?Avsluttet? p? nytt.?Dersom den nye henvendelsen og svaret p? denne er arkivverdig, m? du legge dette i Elements manuelt.

Trinn 4b: Ferdigstill avsl?tt s?knad i RT

• Sett RT-saken til status ?Behandlet?, jf. trinn 4a ovenfor.
• Arkiver saken, jf. trinn 4a ovenfor.
• Sett RT-saken til status ?Avsluttet?, jf. 4a ovenfor.

Trinn 5: Skriv vedtaksbrev i Elements?

G? til Elements, skriv et vedtaksbrev som ny journalpost i Elements-saken, s?rg for godkjenning fra riktige ledere og ekspeder brevet fra Elements. Les om hvordan du sender vedtaksbrev.?

Dersom vedtaket er et avslag p? s?knad, skal begrunnelsen normalt gis i vedtaksbrevet. Alle avslag skal normalt f?lges av en standardtekst om klageadgang:

"Du kan klage p? vedtaket i henhold til forvaltningsloven ¡ì 28. Fristen for ? klage er senest tre uker etter at du mottok dette svaret. I klagen skal du oppgi hvilket vedtak du klager p? og den endringen du ?nsker. Du b?r ogs? oppgi de grunnene du har for ? klage. Klagen skal sendes eller leveres til fakultetet ditt og vil bli behandlet av UiOs nemnd for studentsaker.?[Sett inn adressen til fakultetets postmottak].

Ved behov: H?ndtere eventuelle klagesaker

Klagesaker arkiveres i Elements og f?lges opp i Elements i tr?d med fakultetets rutiner.?Bruk den samme Elements-saken som ble opprettet for innsendt s?knad.

Hvis s?keren sender klaget ved ? svare p? RT-saken etter at saken har f?tt status ?Avsluttet?, vil RT-saken automatisk bli gjen?pnet og satt til ?Under behandling?. N?r klagen er arkivert, m? RT-saken settes som ?Avsluttet? p? nytt.?

Du har ikke mulighet til ? arkivere fra Elements p? nytt.?For ? arkivere klagen m? du videresende klagen til postmottak for journalf?ring, eventuelt journalf?re den selv.?

Kontaktpunkter

• Teknisk brukerst?tte og feilmeldinger: Kontakt fakultetets ph.d.-administrasjon, som ved behov kontakter fshjelp (at) admin.uio.no.
• Fakultetets rutiner for ph.d.-opptak: Kontakt fakultets ph.d.-administrasjon.
• Generelle sp?rsm?l om FS: se kontaktveileder.
• Du kan ogs? lese den generelle brukerveiledningen for RT ved UiO

Sletting av data

N?r s?knaden og den p?f?lgende korrespondansen er arkivert i Elements, slettes de etter hvert automatisk fra Nettskjema og RT:?

• Besvarelser i Nettskjema slettes ett ?r etter at s?knaden ble levert inn.
• Data lagret i mikrotjenesten slettes to ?r etter at saken har f?tt status ?Avsluttet?.
• Besvarelser i RT slettes to ?r etter at saken har f?tt status ?Avsluttet?.?