Ansvar
UiOs nettredakt?r har det overordnede ansvaret for IT-avdelingens nettsider, men IT-avdelingens nettredaksjon har det daglige ansvaret for nettstedet, nettstedets struktur og kvaliteten p? informasjonen som ligger der. Ansvaret for at informasjonen p? nettstedet er riktig og oppdatert er en linjeoppgave. Dette inneb?rer at linjeleder har ansvar for f?lgende innenfor sin del av informasjonsstrukturen:
- At informasjonen er korrekt, oppdatert og fullstendig
- At mapper og dokumenter er i tr?d med retningslinjene
- At tilgang og privilegier til mapper og dokumenter er satt riktig og innrapportert til USITs webredaksjon
Med linjeleder menes underdirekt?r, seksjonsleder, tjenestegruppeleder eller prosjektleder, avhengig av hvilket niv?/omr?de det gjelder. Linjeleder kan delegere praktisk ansvar for sin del av informasjonstreet til tilsatte i egen enhet eller prosjekt-/tjenestegruppemedlem, men vil alltid ha ansvar for at informasjonen er oppdatert, korrekt og fullstendig og i tr?d med disse retningslinjene. IT-avdelingens nettredaksjon hjelper til med plassering og oppbygning av informasjon, samt korrekturlesing og spr?kvask p? foresp?rsel. IT-avdelingens nettredaksjon arbeider ogs? kontinuerlig med revisjon av innholdet p? nettstedet og vil med jevne mellomrom vil kontakte linjeleder med informasjonsansvar med tips og r?d, eller eventuelt p?legg, om hvordan informasjonen kan presenteres p? en bedre m?te og eventuelle p?legg ved brudd p? retningslinjene.
Overordnede prinsipper
Nettstedet skal inneholde informasjon om IT-avdelingens organisasjon og virksomhet der ?pen og adgangsbegrenset informasjon er samlet i samme informasjonsstruktur. Dette inneb?rer at nettstedet vil omfatte b?de ekstern og intern informasjon om virksomheten.
Alle underavdelinger, seksjoner, prosjekter og tjenestegrupper skal ha et nettsted i Vortex med standard mappestruktur og malsett. Alle disse nettstedene skal f?lge fastsatt informasjonsstruktur og ha et minimumssett av innholdselementer. De skal benytte de medf?lgende maler for utseende og stilsetting.
Seksjonenes og underavdelingenes nettsider kan ha lenker til og oversikter over tjenester, prosjekter, tjenestegrupper og oppdrag som de er ansvarlig for. Informasjon om tjenester skal ligge p? UiOs nettsted for IT-tjenester (tjenestekatalogen), og dokumentasjon av disse kan ligge p? seksjonens/underavdelingens nettsted eller p? tilh?rende nettsted for tjenesten, prosjektet, tjenestegruppen eller oppdrag. IT-tjenestene IT-avdelingen tilbyr UiO ligger under uio.no/tjenester/it. Nasjonale tjenester og annet USIT tilbyr til andre enn UiO ligger p? egne omr?der eller under usit.uio.no.
Stiler og stilsetting
USITs nettsider bruker designen som er vedtatt til bruk p? UiOs nettsted. Egen stilsetting er ikke tillatt.
Kvalitetsrapporter
Linjeleder/informasjonseier skal jevnlig kontrollere kvalitetsrapportene for sine omr?der p? nettstedet. Kvalitetsrapportene, blant annet rapporter over brutte lenker og manglende bilder, skal f?lges opp og feilene skal rettes av informasjonseier.
Informasjonsarkitektur
OBS: Opprettelse av mapper p? de tre ?verste niv?ene i arkitekturen er ikke tillatt uten avtale med USITs webredaksjon.
- bilder
- english
- about
- people
- projects
- services
- om
- aktuelt
- arrangementer
- hms
- it-dir
- it-historien
- it-uio
- klimasmart
- ledelse
- ledige-stillinger
- oppdrag
- organisasjon
- presse
- tjenestegrupper
- usits-kundeweb
- personer
- prosjekter
- <alle USITs prosjekter>
- tjenester
- nasjonale-tjenester
- oppdrag
- til-uio
- vrtx (teknisk)
Mappestruktur for underavdelings- og seksjonssidene
Nettstedene for underavdelinger, seksjoner og grupper skal inneholde et sett standard innholdselementer og f?lge en standard mal for ? forenkle navigasjon og gi nettsidene et enhetlig preg. For ? beholde oversikten b?r det ikke opprettes mange mapper p? toppniv?. Nye mapper plasseres i eksisterende mapper der det er mulig.
Underavdelingenes nettsteder
Underavdelingens toppniv?mappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (avdelingspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppniv?mappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.
Forside – obligatorisk
- index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
- Alle enheter skal ha en forside med kort beskrivelse av enheten. Denne teksten skal skrives i punktform, og den skal ikke v?re lang. Trengs ytterligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
- Resten av innholdet p? forsiden genereres automatisk.
- Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av webredaksjonen p? IT-avdelingen. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte IT-avdelingens webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha p? personpresentasjonen. V?r oppmerksom p? at personpresentasjoner b?r ha bilde. Kontakt IT-avdelingens webredaksjon for ? f? tatt et profesjonelt portrettfoto.
Administrativt
Inneholder underavdelingsspesifikk administrativ informasjon.
Ansatte – obligatorisk
Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte p? underavdelingsniv?. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.
Aktiviteter
Inneholder aktiviteter underavdelingen driver, som ikke er beskrevet p? andre steder, f.eks. tjenestekatalogen eller IT-avdelingens nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.
Ledelse – obligatorisk
Skal inneholde en M?ter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra m?ter i underavdelingen. Referatene skrives i Arrangement-dokumenter, evt, Arrangementslister med arrangementdokument som index. Navnes typisk ??mmdd.
Planer – obligatorisk
Skal inneholde underavdelingens planverk fordelt i ?rstallsmapper der ?rets handlingsplan er index.html i mappen.
Annet om underavdlingers nettsteder
Det meste som skjer p? underavdelingsniv? vil v?re ledelsesrelatert, s? innholdet vil naturlig h?re hjemme i Ledelse-mappen. Her kan det opprettes flere undermapper, i tillegg til M?ter-mappen, om det er n?dvendig. Mapper som skal ligge p? dette niv?et, men som ikke er ledelsesrelatert, kan oppbevares i mapper som opprettes p? toppniv? for underavdelingen. Merk deg at det ikke skal v?re mange mapper p? toppniv?.
Seksjonenes nettsteder
Seksjonenes toppniv?mappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (seksjonspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppniv?mappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.
Forside – obligatorisk
- index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
- Alle enheter skal ha en forside med kort beskrivelse av enheten. Denne teksten skal skrives i punktform, og den skal ikke v?re lang. Trengs ytterligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
- Resten av innholdet p? forsiden genereres automatisk.
- Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av webredaksjonen p? IT-avdelingen. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte IT-avdelingens webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha p? personpresentasjonen. V?r oppmerksom p? at personpresentasjoner b?r ha bilde. Kontakt IT-avdelingens webredaksjon for ? f? tatt et profesjonelt portrettfoto.
Administrativt
Inneholder ferielister, oversikt over ressurser, annen seksjonsspesifikk administrativ informasjon.
Aktiviteter
Inneholder aktiviteter seksjonen driver, som ikke er beskrevet p? andre steder, f.eks. IT-avdelingens nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.
Ansatte – obligatorisk
Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.
Ledelse – obligatorisk
Skal inneholde en M?ter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra m?ter i underavdelingen. Dagsorden og referater skrives i Arrangement-dokumenter, evt, Arrangementslister med arrangementdokument som index. Navnes typisk ??mmdd
Planer – obligatorisk
Skal inneholde seksjonens planverk fordelt i ?rstallsmapper der ?rets handlingsplan er index.html i mappen.
Faglig – valgfri
Kan inneholde faglige ressurser av forskjellig slag relatert til enhetens virksomhet, for eksempel "verkt?ykasser", presentasjoner og annet innhold.
Om – valgfri
N?rmere beskrivelse av enhetens arbeids- og ansvarsomr?de, trenger ikke v?re mer enn en index.html med denne beskrivelsen. Lenkes opp fra index.html
Samlinger – valgfri
Seminarer, samlinger, gruppeturer og andre fellesarrangementer, for eksempel sosiale samlinger etc i regi av enheten
- Andre mapper kan opprettes, men prim?rt i de obligatoriske eller valgrie mappene. Det skal ikke v?re for mange mapper p? toppniv? for hver enhet.
Annet om seksjonenes nettsteder
Det meste som skjer p? seksjonsniv? er administrativt eller ledelsesrelatert, s? mye av innholdet vil naturlig h?re hjemme i disse mappene. Mye av det vi jobber emd, er aktivitetet som kan dokumenteres i Aktiviteter-mappen. Opprett gjerne nye undermapper under Administrativt og Ledelse. Merk deg at det ikke skal v?re mange mapper p? toppniv?.
Dokument- og mappenavn
I utgangspunktet skal man bruke de navn p? mapper som er gitt i mal for seksjonssider. Dersom man trenger ? lage egne mapper og filer gjelder UiOs sentrale retningslinjer for navngiving.
Nettadresser (‘URLer’)
Nettadresser skal v?re meningsb?rende. Dette stiller krav til navning av mapper og dokumenter:
- Lag kortest mulige, meningsb?rende dokument- og mappenavn, – et substantiv i ubestemt form entall (eller flertall) er ofte den beste l?sningen
- Unng? redundans i nettadressen (ligger et dokument i en mappe som heter ‘referat’ er det un?dvendig ? ha ‘referat’ i dokumentnavnet)
- F?lg reglene for dokument- og mappenavn
Arkivering
OBS: Arkivverdige filer arkiveres i ePhorte.
Utdaterte filer skal ikke ligge ?pent p? nettstedet. Slike files skal i utgangspunktet slettes. Dersom man ?nsker ? ta vare p? dem gjelder f?lgende rutiner:
- Ikke legg filer parallelt med litt annerledes navn ‘index-old.html’
- Sett leserett kun til egen seksjon/team (eller mindre, for eksempel gruppe) p? denne mappen med utdatert informasjon
- Kontakt webredaksjonen for ? f? mappen ekskludert fra s?k
Tilgangsrettigheter p? IT-avdelingens nettsted
Rettigheter til mapper og dokumenter p? IT-avdelingens nettsted bygger p? medlemskap i grupper. For nettgrupper for seksjoner og underavdelinger benyttes autogenererte grupper basert p? informasjon i SAPUIO om tilsattes organisasjonsmessige tilknytning, for manuelt vedlikeholdte nettgrupper benyttes gruppenavn slik de beskrevet i “Navnerom, – E-postlister, Exchange- og tilgangsgrupper”. Rettigheter skal kun unntaksvis gis enkeltbrukere.
Rettighetene forvaltes av linjeleder og IT-avdelingens webredaksjon i tr?d med nedenst?ende retningslinjer og omfatter:
- Leserettigheter
- Lese- og skriverettigheter
- Administratorrettigheter
Leserettigheter
I utgangspunktet skal informasjon om IT-avdelingens virksomhet v?re ?pen og lesbar for verden. Unntak er informasjon og dokumentasjon som i henhold til lov- og regelverk, for eksempel opphavsrett, ikke skal v?re tilgjengelig, samt informasjon og dokumentasjon som av drifts- og sikkerhetsmessige grunner skal v?re tilgangsbegrenset. I tillegg kommer informasjon og dokumenter som er av liten eller minimal interesse utenfor en avgrenset gruppe og der tilgangsbegrensning vil forenkle navigasjon og gjenfinning for bes?kende. N?r rettighetene skal begrenses, b?r f?lgende tilgangsgrupper anvendes:
- UiO-intern informasjon: Lesetilgang settes til ‘alle@uio.no’ (studenter og tilsatte p? UiO) eller ‘uio-tils’ (alle tilsatte p? UiO)
- Avdelingsintern informasjon: Lesetilgang settes til ‘usit’
- Annen intern informasjon: Lesetilgang settes relevant enkeltgruppe
N?r rettighetene til en mappe eller fil er begrenset, skal det enten framg? av lenken at den er adgangsbegrenset eller aller helst skal det benyttes automatisk lenking i form av mappenavigasjon, slik at adgangsbegrensede omr?der kun er synlige for de som har tilgang. V?r oppmerksom p? at ved bruk av begrensede leserettigheter, skal rettighetene bli smalere nedover i strukturen. Du skal ikke for eksempel ha en ?pen mappe i en lesebegrenset mappe. En index.html-fil skal heller ikke ha andre rettigheter enn mappen den ligger i.
Lese- og skriverettigheter
En bruker med skriverett kan opprette og slette mapper og dokumenter, samt vedlikeholde innholdet i dem og f? tilgang til Rapporter-fanen for mappen.
- Linjeleder forvalter skriverett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen, normalt b?r linjeleders enhet ha skriverett til denne delen av informasjonsstrukturen.
Administratorrettigheter
Administratorrettigheter inneb?rer privilegier til ? tildele og frata grupper og enkeltbrukere rettigheter. I tillegg gir administratorrettigheter ogs? lese- og skriverettigheter til mapper og dokumenter rettigheten omfatter. F?lgende gjelder:
- IT-avdelingens webredaksjon forvalter administratorrett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen
- Ved oppretting av dokumenter og mapper s?rger den som oppretter for at objektet f?r riktige rettigheter der disse m? avvike fra rettighetene objektet arver. Endring av rettighetene m? da avtales med informasjonseieren (linjeleder eller IT-avdelingens webredaksjon)
- Gruppen ‘usit-web-red’ skal ha administratorrett til ?pne mapper og dokumenter p? IT-avdelingens nettsted, samt mapper og dokumenter der leserettigheter er begrenset til alle p? universitetet (‘alle@uio.no’), tilsatte p? universitetet (‘uio-tils’) eller alle i IT-avdelingen (‘usit’).
Andre mapper og dokumenter
For mapper og dokumenter med strengere lesebegrensning enn alle i IT-avdelingen s? avgj?r eier og linjeleder om andre skal tildeles administratorrett.