Nytt om Behov til betaling (BtB) - Side 9

Lyreco Norge AS og Lyreco Advantage Norway AS har n? fusjonert. Dette vil f?re til noe ekstra jobb med fakturabehandling i en overgangsfase, da bestillinger som til n? har blitt opprettet p? lev.nr.: 204612 n? vil bli fakturert fra lev.nr.: 207925.

Fra n? skal dere kun benytte lev.nr.: 207925, Lyreco Norge AS. Rammeavtale for kontorrekvisita og kopipapir, samt ekstern katalog er n? flyttet til denne leverand?ren i UNIT4 ERP.

Avdelingen for Meeting & Events som h?ndterer kurs- og konferansetjenester for UiO tilbyr egen webside der brukere kan lese mer om innhold og foresta bestillinger av oppdrag. 

Nordic Biosite sin punchout er n? ferdig implementert og kan benyttes til bestillinger fra leverand?ren i Unit4.

UiO har inng?tt avtale med Datarekvisita Norge p? tonere og forbruksmatriell til printere.

Avtalen skal dekke alt av tonere og forbruksmatriell til printere, foruten de som er av merket Ricoh - disse dekkes av rammeavtalen med Ricoh.

En av Mester Gr?nns transportleverand?rer har blitt rammet av et korona-utbrudd og mange ansatte er derfor satt i karantene.

Det kan bety forsinkelser i leveringstiden. 

I forbindelse med avvikling av juleferie vil det fra 20. desember til 3. januar v?re redusert bemanning i Seksjon for innkj?p, og noe lenger saksbehandlingstid enn normalt m? p?regnes.

Problemene med punch out-katalogene er l?st og alle skal n? fungere som normalt

Problemene med punch out-katalogene som mange opplever ser ut til ? vedvare. DF? jobber med ? l?se problemene.

I mellomtiden har vi f?tt f?lgende tips som for noen kan l?se problemene:

Gastro Catering holder julestengt f.o.m torsdag 23.12.21 (siste leveringsdag blir onsdag 22/12) og ?pner igjen tirsdag 04.01.22.

Elvebredden Catering holder julestengt - siste dag f?r jul for levering er Torsdag 23/12 og f?rste dag etter jul for levering er  mandag 3/1

Vi opplever for tiden problemer med flere av v?re punch out-leverand?rer. Feilen er meldt til DF?, og vi h?per p? en rask utbedring av situasjonen. Vi beklager eventuelle ulemper dette m?tte medf?re

Distribusjonsmodus "Automatisk varemottak" og "Etterregistrering" skal ikke brukes for bestillinger hvor varene krever anleggsregistrering. Dere f?r da nemlig ikke lagt til serienummer i varemottaket, ettersom dette skjer automatisk. Konsekvensen er at fakturaene m? h?ndteres i etterkontoll. Dette medf?rer ekstra arbeid b?de sentralt og ute p? enhetene. Vi ber dere derfor v?re ekstra oppmerksomme p? hvilken distribusjonsmodus som velges n?r det er er varer p? bestillingene som skal anleggsregistreres.

Det er redusert bemanning i Seksjon for innkj?p fredag 26. november. Noe lenger saksbehandlingstid enn normalt m? derfor p?regnes. Vi beklager de ulempene dette medf?rer.

Det er gjort en endring i systemet, slik at ¡®Beskrivelse¡¯ (navn p? innkj?psforesp?rsel) vises i Sp?rrebildene ¡®Alle rekvisisjoner¡¯ og ¡®Egne rekvisisjoner¡¯

Informasjon lagt i feltene Leveransebeskrivelse, Melding til leverand?r, Leveringskontakt navn og Leveringskontakt tlf sendes med ut til leverand?r i tillegg til selve leveringsadressen. De andre feltene; Navn p? innkj?psforesp?rsel, Ttransaksjonstekst, Melding og Tekst til hovedbok er interne felter som ikke sendes ut til leverand?r.

Dersom du bestiller p? andre koststeder enn du selv tilh?rer, l?nner det seg ? endre til riktig koststed allerede p? startsiden.

I forbindelse med overgang til nye systemer og ny ?konomimodell jobber vi med ? f? p? plass nye Tableaurapporter for prosessomr?dene ?konomi og l?nn. De rapportene som dere finner i Tableau pr. dags dato er rapporter som inneholder data og informasjon frem til og med 30.april 2021. De nye rapportene vil inneholde data og informasjon fra 1. mai 2021.  Informasjon om n?r de nye rapportene er tilgjengelige vil bli gitt via ?konomilederne. I tillegg til at det kommer nye Tableaurapporter vil det bli laget flere standard rapporter i Unit4.

Det er viktig ? skille mellom Varsel om varemottak som sendes p? mail og Oppgaven manglende varemottak som generes i Unit4 ERP.

Skjema for utbetaling uten mottatt inng?ende faktura er oppdatert. Lokalt nedlastede kopier m? ikke benyttes.

Det skal ikke gj?res endringer p? leverand?renes valuta. N?r du velger leverand?r m? bestillingen g? ut med den valutaen som ligger p? leverand?ren, se bilde under. Skal du bestille i annen valuta enn det som st?r p? leverand?ren, m? du melde inn leverand?ren med riktig valuta

Telefonnummer til den som har opprettet bestillingen er ikke med p? bestillingen. Det er kun navn og e-postadresser som er med. Feltene ¡®Leveringskontakt navn¡¯ og ¡®Leveringskontak tlf¡¯ er ment for ? sette inn navn og telefonnummer til den varene skal leveres til

UiO har nylig v?rt utsatt for et fors?k p? fakturasvindel. Svindlerne har f?tt tak i fakturaer fra en av v?rt leverand?rer, endret bankopplysninger p? disse og bedt Seksjon for regnskap endre kontonummer p? leverand?ren. Det totale bel?pet p? fakturaene var p? i overkant av 8,5 millioner NOK.

Grunnet ytelsesutfordringer i UNIT4 ERP opplever vi treghet i systemet p? ulike m?ter:

Vi minner om at det l?nner seg ? velge riktig leveringsadresse allerede p? startsiden, men selv om du gj?r dette er det viktig ? huske ? sjekke at det er riktig adresse som blir valgt i feltet ?Leveringskontakt?. Systemet foresl?r noen ganger riktig leveringsadresse og noen ganger UiO sin firmaadresse (Problemveien 7) som leveringsadresse. Husk ? endre til riktig leveringsadresse, eventuelt bruk egendefinert leveringsadresse.

I noen tilfeller oppdaterer ikke valutabel?p seg riktig i forhold til NOK ved opprettelse av foresp?rsel. For ? f? bel?pet riktig, fors?k ? lagre foresp?rsel som utkast, hent den opp igjen og korriger bel?pet. Det skal da bli riktig.