Opprette et organinternt X-notat uten oppf?lging

1. Opprette et organinternt X-notatet uten oppf?lging

• G? til aktuell sak og klikk bl? knapp merket med plusstegn og betegnelsen Journalpost. 

• Velg alternativet Intent notat uten oppf?lging i nedtrekksmenyen.

2. Legg inn opplysninger om X-notatet du ?nsker ? opprette

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av X-notatets p?krevde opplysninger.

Tittel

• Legg inn en meningsb?rende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk h?yre museknapp for sladding av navn i tittel!

Ikke krav til innlegging av interne mottakere p? et X-notat

• Det er ikke krav til innlegging av mottagende enheter eller brukere p? et X-notat.
• Mottakere p? et X-notat f?r ingen restanse p? et X-notat. 
• Mottaker finner sine X-notater i s?ket Til informasjon i venstremenyen

Interne mottakere i felt merket Til 

• Mottagende enheter kan ved behov legges inn i felt merket Til slik at hver leder lokalt kan fordele til saksbehandler hos seg.

• Alternativt legger du selv direkte inn navn p? intern saksbehandler i felt merket Til. 

Interne enhetsgrupper

• Skal du sende samme X-notatet til flere interne enheter p? en gang, kan du legge inn en intern enhetsgruppe i felt merket Til.

Kopimottakere internt ved UiO

• Interne kopimottakere  legger du inn i felt merket Kopi

Tilgangskode

• Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i notatets tittel.

Dokumentdato

• Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilh?rende fletting inn i brevmalen.

Tilgangsgruppe

• Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe L?NN for L?nningsseksjonens lesetilgang til journalposten. 

3. Tilknytning av ferdigskrevet notat uten godkjenning fra leder

• Velg Tilknytt og Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet notat fra Filutforsker p? PC lokalt. 

• For innlegging av vedlegg se punkt 8.
• Er det ikke krav til leders godkjenning av journalposten, endrer du status direkte selv fra Reservert til Ferdig.
• Avslutt med ? klikke gr?nn knapp merket Lagre og lukk.
• Prosessen med ? opprette X-notatet er avsluttet ved statusendring til Ferdig.

4. Alternativ opprettelse av X-notat i mal p? journalpost

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet. 

• Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler. 

• Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.

• I neste boks markerer du malen du ?nsker ? benytte for notatet ditt og klikker gr?nn knapp merket Lagre i samme vindu.

5. Lagre og redigere dokument

• For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument. 

6. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?

• Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
• Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
• IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac. 
• For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.

7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument

Redigere i notatets innhold og lukke Word

• Skriv notatet i mal i Word.

• Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.

• Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.

• Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet. 

• Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.

Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements

• Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:

  •  Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).

  • Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering. 

  • Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.

• Bekreft valget ditt ved ? klikke OK.

Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?

• Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling. 

• Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.

Lagre et utkast under arbeid 

• Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking. 

• Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.

8. Knytte til vedlegg

• For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert. 

• Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.

9. Godkjenning og ferdigstillelse

• For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
  • Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
  • Godkjenning fra liggende toppmeny p? journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje ogs? forsynt med noen vedlegg. 

• I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret til Ferdig. 

10. Send oss dine tilbakemeldinger p? denne veiledningen

• Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
• Send oss dine tilbakemeldinger.