1. Opprette ny sak med saksmal
Samlemapper erstattes av mindre enkeltsaker
- Med WebSak innf?rer UiO en ny, funksjonsbasert struktur for organisering av saker i saks- og arkivsystemet.
- Samlemapper erstattes av flere mindre, separate saker.
- Denne endringen legger til rette for ?kt automatisering og en mer enhetlig saksbehandling p? tvers av UiO.
- Nye saker oppretter du lettvint ved hjelp av saksmaler med forh?ndsdefinerte verdier for:
- tittel 1 (prosess uten personnavn)
- tilgangs- og avskjermingskode
- tilgangsgruppe L?NN
- klassifikasjon
Opprette ny sak
- ?pne arbeidsbordet i WebSak.
- Klikk rund bl? knapp merket med plusstegn i nedre h?yre hj?rne.
- Klikk deretter mindre bl? rund knapp merket med saksmappe rett over den forrige.?
Finne riktig saksmal
S?k etter aktuell saksmal i felt for dette eller via tilh?rende nedtrekksmeny.?
Finner du ikke en passende fagspesifikk mal, kan du velge Generell saksmal.?
Kontakt oss gjerne for hjelp med ? finne riktig saksmal.
2. Legg inn saksdetaljer
I p?f?lgende registreringsvindu legger du inn alle n?dvendige opplysninger knyttet til saken.
Tittel 1
- Dette feltet er obligatorisk og gjelder opplysninger uten krav til skjerming.
- Her beskriver du innholdet i saksmappen, gjerne med tanke p? gjenfinnbarhet ved s?k. Enkelte sakstyper har ogs? egne rutiner som angir standard tittel
Tittel 2
- Dette feltet fyller du kun ut ved behov.
- Her legger du inn opplysninger med krav til skjerming som for eksempel navn p? ansatt eller student.?
Egne faner for tilleggsdata og klassering
Under fanen Tilleggsdata skal du registrere:
- Kryssreferanse til saksnummer i Elements
- Ansatt- eller studentnummer: frivillig for bedre synlighet p? saken
Krav til registrering under fanen Klassering:
- Ansatt- eller studentnummer: obligatorisk for at ansatt- og studentnummer skal kunne brukes i s?k.
Lagre? ? ? ?
- N?r feltene er ferdig utfylt, trykker du p? Lagre?i ?vre h?yre hj?rne av registreringsbildet.
3. Kontroll av forh?ndsdefinert tilgangsstyring?
Dersom du benytter en sakmal, m? du kontrollere etter opprettelsen av saken, at riktig tilgangskode og avskjermingskode er blitt p?f?rt saken din.
Tilgangskode og nummerert avskjermingskode vil v?re synlig til h?yre p? saken og dessuten i informasjonsfeltet som ?pner seg n?r du klikker i-knappen i ?vre h?yre hj?rne.
4. Manuell tilgangsstyring
Dersom du ikke benytter en sakmal med forh?ndsdefinerte verdier, m? du tilgangsstyre saken manuelt.
Sett tilgang p? sak
Klikk Sett tilgang i kontekstmenyen for saken.
Legg inn tilgangskode og avskjermingskode
Fyll deretter ut f?lgende felter:
- Tilgangskode etter fagomr?de
- Avskjermingskode. Merk at kode 3 gir skjerming av navn i sakens tittel 2-felt samt av dokumentenes avsender- og mottakerfelt.
- Paragraf fra offentlighetsloven
Tilgangsgruppe
Klikk Rediger tilgangsgrupper i kontekstmenyen for saken:
?Fyll ut f?lgende felter:
- Fast eller Ad hoc tilgangsgruppe med eller uten skrivetilgang.
- Merk at tilgangsgruppen overf?res automatisk til samtlige dokumenter i saken.
- Avslutt med ? lagre i nedre h?yre hj?rne.
