Sp?rsm?lene som mangler, vil blir lagt ut fortl?pende. Enkelte sp?rsm?l er duplikater, og svares bare ut én gang.
Enkelte sp?rsm?lsformuleringer kan v?re noe justert for ? gj?re listen mer oversiktlig.?
Sp?rsm?l og svar
Vil tittel vi setter p? favorittmapper bare v?re synlige for oss selv?
ACOS svarer: Ja, titlene p? favorittmapper vil kun v?re synlige for deg selv p? din bruker. Det er mulig ? dele favorittmappene sine med andre, men da m? man spesifikk inn p? den favorittmappen og sette p? deling med bestemte brukere.
F?r godkjenner beskjed om at det ligger saker til godkjenning?
ACOS svarer: Alle dokumenter som sendes til godkjenning havner i kurven ?Mottatt for godkjenning? hos mottaker av oppgaven. Hvis mottaker ?nsker ? motta et varsel kan e-postvarsel for dette skrus p?.
Er malene interaktive og hentes opplysningene i saken/ personopplysningene inn automatisk inn i malen (f.eks. arbeidsavtalemal)??
UiO svarte: Det vil v?re avhengig av hvordan vi setter opp maler og standardtekster. Det er mulig ? hente inn informasjon fra saken eller et inng?ende dokument, gitt at vi har tilgang til den informasjonen
Vil studentmappene fra Elements og Elements historisk bli importert til WebSak+? Vil dette gjelde alle saker i Elements, ikke bare studentmappene?
UiO svarte: Det som ligger i den ePhorte (historisk i Elements) og Elements (der vi jobber i dag) i dag vil bli overf?rt til WebSak+ og vil v?re s?kbart i samme s?ket i WebSak+. Det kan ta noen uker f?r alt det historiske er ferdig overf?rt til WebSak, men dere vil ha lesetilgang i Elements og Elements historisk (ePhorte) fram til alt er ferdig overf?rt
Kan man laste opp dokumenter direkte fra RT (request tracker), p? samme m?te som fra e-post, teams osv.?
UiO svarte: Det ligger ikke inne som standardfunksjonalitet per n?, jeg skal notere ned problemstillingen.
Er det ikke tilsvarende statuser p? dokumentene i WebSak+ som i Elements ("Reservert" og "Ferdig")? Vil det v?re mulighet for ? endre f. eks. dato p? brevet eller er redigering l?st etter at leder har godkjent, tilsvarende som n?r en journalpost/dokument har status "ferdig" i Elements?
ACOS svarer: WebSak har tilsvarende statuser, og det er oppgavetypen som styrer hvilken status som skal settes n?r et dokument er godkjent. Slik innstillingene er hos UiO, settes status til F n?r dokumentet er godkjent av siste godkjenner. Da kan saksbehandler ikke endre dokumentet.
Kan man legge inn sine egne (evt enhetens) malsvar?
UiO svarte: Det er viktig at vi ikke legger inn masse standardtekster/maler som gj?r det vanskelig for saksbehandlerne ? finne riktig versjon. Det vil kun v?re standardtekster som er felles for et fagomr?de som kommer til ? bli lagt inn i l?sningen, f.eks vil felles standardtekster for personal/HR-omr?det som PRF vedlikeholder. De enkelte fagavdelingene vil ha koordineringsansvaret for innlegging v tekster innenfor sine fagomr?der.
N?r man dro over excel filen s? ble den automatisk lagret som pdf. Ligger den ogs? som excel format p? saken et sted? Er det mulig ? endre denne automatikken?
ACOS svarer: Usikker p? hva som menes her. Excel-filer blir lagt til som excel-filer.
Skulle gjerne sett rapporter for leder/fordelere med filtrerings- og sorteringsmuligheter. Samt hvordan fordele saker. Kan leder/fordeler f? oversikt over antall saker innen et visst omr?de pr. saksbehandling?
UiO svarte: Vi skal sette opp en fremvisning av rapportene i styringsdata om noen uker. En leder vil bla kunne se oversikt over antall saker innen en gitt sakstype
N?r en sak / dokument skal opprettes som skjermet - er det begrensning p? tilkobling til eksternt dokumentomr?de, eller kan det brukes uavhengig av ev skjerming p? sak i websak?
ACOS svarer: Det er ingen begrensinger p? hva som kan importeres inn i WebSak, men UiO kan sette begrensninger p? hvilke WebSak-dokumenter som kan sendes p? e-post eller synkroniseres med Teams og SharePoint. Dette styres av innstillinger p? tilgangskoden som er brukt p? dokumentet.
Er det mulig ? sende brev til flere mottakere p? tvers av mapper? Eks. alle innsendere i min innboks skal f? et info.skriv om forsinket saksbehandling. Mottakerne m? ikke se hvem brevet er sendt til.
ACOS svarer: Nei. Det er ikke mulighet til ? besvare innkomne brev som ligger i ulike saksmapper med ett utg?ende brev. For ? besvare flere innkomne brev med samme utg?ende m? alle innkomne ligge i samme sak.
Hvis man sender dokument til en UiO-ansatt som ikke bruker WebSak (en forsker, f.eks. en ph.d.-veileder), f?r vedkommende det ogs? p? e-post?
ACOS svarer: Du kan legge til UiO-mottakere som ikke er brukere av WebSak. Disse vil da bli h?ndtert p? linje med eksterne mottakere, og kan legges inn som mottakere av utg?ende dokumenter og motta dette p? e-post. Du f?r ikke lagt til UiO-ansatte som ikke har WebSak-bruker p? interne notater. Hvis du skal sende til disse, m? du bruke funksjonen ?Send p? e-post? eller laste ned og legge til som vedlegg til e-post.
Er det mulig ? ekspedere fra WebSak til e-post? Hvordan vil e-posten i s? fall se ut for mottakeren? Er det begrensninger ifht. skjermingen p? dokumentet?
UiO svarte: Det er mulig ? ekspedere p? e-post for dokumenter som ikke har skjerming/tilgangskode, det vil v?re begrensninger for dokumenter med skjerming/tilgangskode. Det vil v?re ekspedering til digital postkasse for mottakere som har det
Er tanken at eks. studentnavn (i studiesaker) skal legges inn som 'tittel 2' i dokumenter eller saksmapper?
UiO svarte: UiO kan opprette egne saksmaler for ulike typer saker, f.eks for ulike studiesaker. Saksmaler vil gi en felles struktur for de sakene som opprettes. Det ? vurdere hva som b?r ligge i tittel 2 vil v?re noe av det som b?r vurderes ved opprettelsen av saksmaler. For studiesaker ligger koordineringsansvaret for opprettelsen av saksmaler hos SADM.
Stemmer det at tittel 2 ikke blir vist i offentlig journal?
UiO svarte: Det stemmer. Tittel 1 er offentlig tittel som vil vises i offentlig journal, mens tittel 2 kun vil v?re synlig for de som har tilgang til saken i WebSak, dvs for alle interne WebSak-brukere dersom saken er ?pen, og for de som har tilgang til tilgangskoden dersom det er tilgangsbegrenset
Er mottakere skjult for andre, eller vil alle se alle mottakerne? Blindkopi hadde v?rt fint.
Svar fra ACOS: Ved masseutsendelser (samme brev til flere mottakere) flettes det ett brev til hver mottaker med navn og adresse til den enkelte. Det vil ikke framg? hvilke andre som mottok samme brev.