Oppf?lging av mottatte X-notat fra fagavdelingen
Innlogging med fungerer-for-rolle for universitetsdirekt?r
Stab f?lger opp X-notatet p? vegne av universitetsdirekt?r.
Mottak av X-notat med saksinnmelding
Stab finner notatet til godkjenning i s?ket Dokumenter til godkjenning i katalogen Oppgaver i venstremenyen i Elements.?
Vente med endelig godkjenning til alle endringer er utf?rt
Dere venter med godkjenning til det ikke lenger er behov for flere endringer i dokumentet. Dette gjelder ogs? for innlegging av m?tenummer.?
Etter at dokumentet er godkjent, blir dokumentet l?st for videre redigering. Skal dere likevel gj?re endringer etter godkjenning, m? dere kontakte eSak for gjen?pning av journalposten i Elements. Dette vil kreve at godkjenningsflyten slettes og opprettes av saksbehandler p? nytt.?
Ved behov: ny versjon etter universitetsdirekt?rens gjennomgang
For mindre endringer
Dersom dere trenger ? gj?re mindre endringer i et notat etter gjennomgangen med universitetsdirekt?ren, oppretter de en ny versjon av samme notat. Unng? ? markere notatet som Ferdig mens dere utf?rer denne oppgaven. Deres nyopprettede versjon blir automatisk satt som gjeldende i Elements. Det er ogs? denne som tilslutt vil inng? i m?teinnkallingen.
For st?rre endringer
Ved behov for st?rre endringer i et notat, kan dere huke av for Ikke godkjent, slik at journalpoststatus settes tilbake til Reservert. Loggen for journalposten vil vise at f?rste utkast ble avvist av universitetsdirekt?ren. Fagavdelingens saksbehandler vil da kunne jobbe videre med notatet og sende det p? ny godkjenningsrunde til avdelingsdirekt?r og universitetsdirekt?r.
Unng? ? markere X-notatet som Ferdig?
N?r det ikke er behov for flere endringer, er dere klare til endelig ? godkjenne fagavdelingens notat. For en mest mulig entydig logg velger dere kun det alternativet som tydelig indikerer godkjenning og som sikrer automatisk ferdigstillelse. Unng? manuelle valg merket Ferdig i denne sammenheng.
Sammenstilling av notatets dokumenter til m?teinnkalling
Stab benytter egen funksjon i Elements for sammenstilling av notatets dokumenter i PDF til m?teinnkalling.
S?k for gjenfinning av notater etter godkjenning
Stab benytter eget s?k i katalogen Mine s?k i venstremenyen i Elements for gjenfinning av notater med saksinnmeldinger etter utf?rt godkjenning. Disse vil da v?re forsvunnet fra s?ket Til godkjenning under Oppgaver.
Bruk tabellvisning for sortering av treffliste etter dato, innhold, saksbehandler eller enhet.
Kontakt
Kontaktpunkt for alle henvendelser om saksinnmeldinger til Universitetsledelsen.?