Sentralt (Ledelse og fellesadministrasjonen)
Fellesadministrasjonen har ansvar for ? registrere:
- sentrale systemer som brukes p? tvers av UiO
- sentrale behandlingsaktiviteter som er felles for hele virksomheten
- Behandlingen har felles form?l og felles definert bruk p? tvers av UiO
- Form?l, hovdedinnhold og overordnet gjennomf?ring er lik for alle enheter, og er fastsatt sentralt
- Utf?res overordnet likt i hele organisasjonen
- behandlinger som f?lger av felles prosesser, rutiner eller tjenester
Dette gjelder typisk store administrative systemer og felles l?sninger som brukes av mange enheter.
Eksempel:
Behandlingsaktiviteter
- Utbetaling av l?nn til ansatte
- Ansettelsesprosess
- Gjennomf?re arbeidsmilj?unders?kelser
- Reiseadministrasjon for ansatte (bestilling av reise mv.)
System
- SAP-DF? som plattform for l?nn og ?konomi for hele UiO
- FS for studieadministrasjon
- Canvas som felles l?ringsplattform
- Zoom som felles videoplattform
- Berg-Hansen, som tjeneste for administrering og bestilling av reise
Lokalt (fakulteter, institutter og andre enheter)
Lokale enheter skal registrere n?r de:
- har lokale behandlingsaktiviteter som gjelder egen virksomhet
- har egne eller s?rskilte form?l som ikke fullt ut dekkes av sentrale registreringer
- har behandlinger som skjer som del av lokale prosesser eller tilpasninger
- bruker systemer til lokale form?l som ikke dekkes av den sentrale registreringen
- gj?r vesentlige lokale tilpasninger i hvordan personopplysninger behandles/avvik fra sentral registrering
- Behandlingen er i utgpkt. sentral og innenfor samme overordnede form?l, men enheten gj?r en tilleggshandling, utvidet bruk, med andre systemer eller s?rskilt behandling som ikke er dekket sentralt. Dette b?r registreres lokalt som tillegg til sentral behandling
- er systemeiere for egne l?sninger som behandler personopplysninger
I praksis kan ett system registrert sentralt (f.eks. SAP, Canvas) ha flere behandlingsaktiviteter og flere form?l, ikke bare ett. Disse kan gjerne variere lokalt. Da m? den lokale enheten registrere sine behandlingsaktiviteter som benytter det sentrale systemet.
N?r skal du ikke registrere lokalt
Det er ikke n?dvendig ? opprette en ny lokal registrering n?r behandlingen allerede er dekket av en sentral registrering, og den lokale bruken skjer innenfor samme form?l, samme datagrunnlag og samme type behandling som beskrevet sentralt.
Du skal ikke registrere enkeltoppgaver, lister eller engangsaktiviteter som egne behandlingsaktiviteter. Grunnen er at en behandlingsaktivitet skal beskrive en hel og sammenhengende prosess med et tydelig form?l, ikke sm? administrative deler av prosessen.
Dette betyr at deltakerlister til enkeltarrangementer ikke skal registreres separat, fordi de bare er en praktisk del av gjennomf?ringen av arrangementet. P? samme m?te skal ikke p?meldingslister til gradsseremonier registreres som egne aktiviteter, fordi dette kun er en midlertidig og praktisk oversikt som inng?r i planlegging og gjennomf?ring av seremonien.
Enkeltst?ende saker eller tildelinger, som for eksempel sm?forsktildeling, skal heller ikke registreres separat, fordi dette ikke er en l?pende behandlingsprosess, men en enkeltbeslutning som inng?r i en st?rre aktivitet som forvaltning av forskningsmidler.
Slike typer behandling skal i stedet inng? i en overordnet behandlingsaktivitet, for eksempel gjennomf?ring av arrangementer, gradsseremonier eller forvaltning av forskningsmidler.
Dette gjelder typisk rutinemessig bruk av felles systemer i tr?d med etablerte prosesser.
Eksempel p? hva som b?r registreres lokalt:
Behandlingsaktivitet
- Lokale evalueringer av emner og undervisning utover felles rutiner
- Evaluere studentbesvarelser i emne XXX, ved bruk av GPT UiO
- Skikkethetsvurderinger i utdanning XXX
- F?ring av pasientjournal
- Rekrutteringsdatabase til forskning
System
- Devilry - program for innlevering og vurdering av studentarbeider p? IFI
- Psyk base - Pasientjournalsystem brukt p? PSI
- Opus Dental - pasientjournalsystem p? studentklinikken p? OD
Caser
Case 1: Reiseadministrasjon
Bestilling av flybilletter via et felles bestillingssystem skal normalt ikke registreres hver gang det skjer. Dette er enkeltst?ende handlinger innenfor en overordnet behandlingsaktivitet.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres sentralt som for eksempel:
- ?Reiseadministrasjon for ansatte?
Case 2: Lokal emneevaluering utover standard
Ved enkelte institutter gjennomf?res egne evalueringer av emner i tillegg til den sentrale emneevalueringen. Dette kan inneb?re ekstra sp?rsm?l, egne sp?rreunders?kelser eller supplerende innsamling av studenttilbakemeldinger, og bruk av egne systemer.
Sentralt er behandlingsaktiviteten ?Evaluering av emner og undervisning? registrert. Likevel m? dette registreres lokalt ettersom det er snakk om en lokal behandlingsaktivitet som g?r utover standardisert, sentral evaluering og har et eget lokalt form?l.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres lokalt som for eksempel:
- ?Lokale emneevalueringer ved [institutt/emne]?
System som brukes i behandlingen kan v?re:
- Surveyverkt?y (lokalt oppsatt)
- L?ringsplattform (Canvas eller tilsvarende)
Case 3: Lokal studentoppf?lging i praksis
I enkelte fag f?lger undervisere opp studenter i praksisperioder ved ? registrere vurderinger, tilbakemeldinger og oppf?lgingsnotater.
Dette er en lokal behandlingsaktivitet fordi det inneb?rer l?pende behandling av personopplysninger knyttet til oppf?lging i et bestemt studieprogram.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres lokalt som for eksempel:
- ?Oppf?lging og vurdering av studenter i praksis i [studieprogram]?
System som brukes i behandlingen kan v?re:
- Microsoft 365
- Canvas
- FS
Case 4: Lokal pasientjournalf?ring i klinisk undervisning
I klinisk undervisning f?res pasientjournaler knyttet til behandling eller ?velser med pasienter. Dette inneb?rer behandling av sensitive personopplysninger med lokale faglige og juridiske ansvarslinjer.
Dette er en lokal behandlingsaktivitet fordi den er knyttet til en spesifikk klinikk eller utdanningsenhet som har selvstendig ansvar for behandlingen.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres lokalt som for eksempel:
- ?Journalf?ring og behandling av pasientopplysninger i klinisk undervisning ved [klinikk]?
System som brukes i behandlingen kan v?re:
- Pasientjournalsystem (EPJ)
Case 5: Bruk av KI-verkt?y i vurdering av studentarbeid
Noen fagmilj?er tester eller bruker AI-verkt?y som st?tte i vurdering av studentbesvarelser, for eksempel til ? generere tilbakemeldinger eller forslag til vurdering.
Dette er en lokal behandlingsaktivitet fordi det inneb?rer en s?rskilt metode for behandling av personopplysninger som ikke er del av standard vurderingsprosess, selv om vurdering av studentarbeid i utgangspunktet er en sentral behandlingsaktivitet.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres lokalt som for eksempel:
- ?Vurdering av studentarbeid i emne X ved bruk av KI-verkt?y til st?tte i vurdering?
System som brukes i behandlingen kan v?re:
- GPT UiO eller annet KI-verkt?y godkjent for institusjonen
- Canvas (L?ringsplattform)
Case 6: Skikkethetsvurdering i profesjonsutdanning
I profesjonsutdanninger gjennomf?res skikkethetsvurderinger av studenter der det kan innhentes og vurderes personopplysninger fra ulike kilder, inkludert undervisere og praksisfelt.
Dette er en lokal behandlingsaktivitet fordi vurderingen skjer innenfor et spesifikt utdanningsl?p og h?ndteres av lokale ansvarlige enheter.
Den relevante behandlingsaktiviteten registreres lokalt som for eksempel:
- ?Skikkethetsvurdering av studenter i [studieprogram]?
?
Hvor detaljert skal man gj?re en registrering av en behandlingsaktivitet??
I Meldeappen skal du registrere behandlingsaktiviteter som inneb?rer en vedvarende, gjentakende eller rutinemessig behandling av personopplysninger.
Det betyr at du skal registrere det som beskriver en helhetlig prosess med et tydelig form?l, ikke enkeltoppgaver, eller hver enkelt gang aktiviteten gjennomf?res.?
Hvis det er noe som gjentas som en del av samme type oppgave, skal det samles i én behandlingsaktivitet – ikke registreres hver gang det skjer.
For eksempel skal ikke deltakerlister til enkeltarrangementer eller p?meldingslister til gradsseremonier registreres separat, fordi de bare er praktiske deler av gjennomf?ringen. Tilsvarende skal ikke enkeltst?ende tildelinger, som fordeling av forskningsmidler p? et spesifikt institutt, registreres som egne aktiviteter, fordi det er enkeltsaker som inng?r i en st?rre prosess.
Slike aktiviteter skal i stedet inng? i overordnede behandlingsaktiviteter som gjennomf?ring av arrangementer, gradsseremonier eller forvaltning av forskningsmidler.
Se her for mer informasjon om behandlingsaktiviteter (lenke)?