En forbedret prosess
Prosjektet UiO Prosessforbedring jobber med ? ta tak i rutiner og prosesser p? UiO som kan gj?res enklere, bedre og mer effektive. En slik prosess prosjektet har jobbet med, er ph.d.-opptak for eksterne kandidater. N? er ny rutine klar til ? bli tatt i bruk, og den involverer blant annet automatisk overf?ring av nettskjemaer og informasjon fra saksbehandlingssystemet RT, rett inn i arkivsystemet Elements.
Godt 澳门皇冠体育,皇冠足球比分
– Dette har vi jobbet med en stund, og n? har vi automatikken klar, sier assisterende prosjektleder Lars Oftedal. Det tekniske er en integrasjon mellom Nettskjema, RT og Elements, men for brukerne er det tid og irritasjon spart. Og for de som s?ker opptak framst?r hele prosessen enklere og ryddigere. Jeg er spesielt glad for det gode 澳门皇冠体育,皇冠足球比分et vi har hatt mellom Studieavdelingen, ESAK og IT-avdelingen. Ansatte med h?y kompetanse p? hver sine felt har jobbet godt sammen, og resultatet er virkelig verdt den feiringen vi har her i dag, sier Oftedal.
Innf?res p? hele UiO
Andreas Tandberg fra studieadministrasjonens seksjon for digitale tjenester viste fram direkte hvordan en s?knad mottas i systemet og f?lges helt fram til vedtak. Tandberg er sv?rt forn?yd. – Denne prosessen skal tas i bruk av alle enhetene p? UiO. Vi tar innf?ringen trinnvis, og det vil bli gitt god oppl?ring. B?de s?kere og de ansatte vil merke at den nye prosessen er god. Jeg har fulgt forbedringsarbeidet med denne prosessen fra begynnelsen av, og dette er en skikkelig solid jobb, helt fra behovsinnhentingen og fram til den endelige brukertestingen og utrullingen vi n? starter, sier han.
Nettskjema-arkivering direkte i Elements
En viktig komponent i ph.d.-prosessen er integrasjonen mellom Nettskjema og arkivsystemet Elements. Integrasjonen, alts? en kobling mellom Nettskjema og Elements, gj?r at nettskjemaer som sendes inn, automatisk hentes inn p? riktig sak i Elements. Integrasjonen kan ogs? bli brukt i andre prosesser som inkluderer innsending og arkivering av nettskjemaer. Integrasjonen er utviklet av Nettskjema-teamet p? IT-avdelingen.?
Andreas Botnen fra IT-avdelingen og Toralf Nyst?yl fra ESAK kunne vise fram og forklare det tekniske ved integrasjonen, blant annet hvordan innleverte nettskjemaer automatisk kommer inn p? riktig sted i arkivsystemet. Tidligere m?tte hvert nettskjema hentes ut, mellomlagres og s? overf?res til arkiv, noe som var en mauell og tidkrevende prosess.
– Integrasjonen er i produksjon og kan tas i bruk ogs? av andre som tar imot nettskjemaer som skal arkiveres. Den kan ogs? enkelt tilpasses Websak, det nye arkivsystemet som kommer, s? her har vi en l?sning mange vil f? glede av, forklarer Botnen.
Nettskjema er UiOs l?sning for datainnsamling, sp?rreskjemaer, p?meldinger og mer. Siden Nettskjema blir utviklet p? UiO, kan l?sningen videreutvikles og tilpasses internt. P? IT-avdelingen er det et eget team som jobber med dette, og fra Nettskjema-teamet bidro blant annet Jan Ming Lam, ?yvind Elgvin, og Are Gulbrandsen i arbeidet med Nettskjema-Elements-integrasjonen.?
Prosessforbedring p? UiO
Arbeidet med forbedring av rutinen for ph.d.-opptak for eksterne kandidater er utf?rt innenfor prosjektet UiO Prosessforbedring. M?l for forbedringene er ansatte opplever ? jobbe p? en hensiktsmessig m?te, at det frigj?res tid til forskning og utdanning, at UiO ivaretar rettsikkerhet, personvern og sikrer likebehandling og at brukernes behov blir sett og m?tt. En viktig del av forbedringsarbeidet er ? se p? om prosessen utnytter de digtale verkt?yene vi har p? UiO p? en god m?te og om digitaliseringspotensialet er utnyttet. Rutinen for ph.d.-opptak for eksterne kandidater er forbedret og standardisert, og har f?tt en betydelig digital oppgradering. Prosjektet jobber videre med flere andre prosesser p? UiO.