Hvordan svarer du p? innsynsbegj?ringer i Elements?

1. Mottak og registrering av innsynsbegj?ringer

N?r eSak mottar innsynsbegj?ringen

• Offentlige journal legges ut hver onsdag p? UiOs nettsider.
• Innsynsbegj?ringer til UiO skal sendes til eSak, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.
• eSak registerer innsynsbegj?ringen p? aktuell sak i Elements.

N?r saksbehandler mottar en innsynsbegj?ring i Outlook

• Saksbehandler skal selv registrere innsynsbegj?ringer de mottar i Outlook med slike alternative l?sninger for import i Elements:
  • Elements PlugIn
  • Drag and Drop.

2. Retningslinjer for ? svare p? innsynsbegj?ringer

• F?r du formulerer et svarbrev, m? du f?rst foreta en vurdering av innsynsbegj?ringen din.
• Se ogs? retningslinjer for besvarelse av innsynsbegj?ringer i Rettleiar for offentleglova, kapittel 9, Handsaming av innsynskrav, s. 161.
• Du kan ogs? melde deg p? et kurs i offentleglova.

3. Hvordan opprette svarbrev i Elements?

Finne restansen og opprette et svarbrev uten tilgangskode

• Du starter med ? identifisere innsynsbegj?ringen i Min innboks i Elements og oppretter deretter et svarbrev uten tilgangskode.
• Husk ? fjerne ev. tilgangskode for journalpost som arves fra saksniv?et:
  • Uten tilgangskode slipper du fletting av unntakshjemmel inn i brevmal for svar p? innsyn. Dette skal jo pr. definsjon skal v?re offentlig.
  • Uten tilgangskode har du ogs? mulighet til ekspedering av svarbrev pr epost direkte fra Elements.
• Husk ? flette metadata inn p? nytt i svarbrev etter at tilgangskoden er fjernet for ? sikre deg at unntakshjemmel ikke blir st?ende inn i malen. 

Sladding av opplysninger i dokument

• Velger du sladding i Adobe Pro b?r du skanne sladde versjon f?r oversendelse som ekstra sikkerhetstiltak mot at sladding fjernes igjen av mottaker i tilsvarende program. 
• Alternativt er manuell sladding med sort tusj og bruker kopimaskin for digitalisering av sladdet versjon.

Legg inn ?nskede dokumenter som vedlegg

• Legg inn etterspurte dokumenter som vedlegg med eller uten sladding.
• Ved fullt innsyn i usladdede dokumenter, kan disse knyttes til direkte fra journalposten det bes om innsyn i.

Godkjenning eller direkte ferdigstillelse? 

• Gj?r avtale om leder ?nsker ? godkjenne svarbrevet ditt f?r ekspedering.
• Alternativt endrer du bare status til Ferdig direkte uten leders godkjenning.

Konvertering av dokumenter til PDF

• F?r ekspedering med epost konverterer du hoveddokument og vedlegg til PDF. 

Ekspedering av svarbrev til mottaker

• Etter godkjenning og ferdigstillelse ekspederer du brevet ut til mottaker med epost.