Til stede: Merethe, H?kon, Synneve og Anna (MED), Jean-Raphael og Joakim (MN), Marthe (HF), Ida (SV), G?ril (UV), Jonny og Anna H (SADM)
Forfall: Anna B. (FIADM), Ina (TF), Natalia (OD), Birgit (JUS)
Forrige m?te var i mars hos FELLESADM.
Saker fra fakultetene
1) Veilederoppl?ringstilbud ved MED: Kort orientering om nytt opplegg?
MED har hatt en arbeidsgruppe som utarbeidet en rapport med forslag til en veilederoppl?ringspakke. Fakultetet har tatt arbeidet videre, valgt ut to aktiviteter som n? er i ferdigstillingsfase og skal piloteres til h?sten. Vi tenker gi en kort orientering om opplegget og h?re om dere andre har av tilsvarende opplegg og ev. erfaringer dere har gjort dere.
Referat: Merethe presenterte nytt opplegg (.pptx).?
2) Dr. philos (MED)
MED har for tiden veldig mange s?knader om ? f? fremstille seg for dr. philos. og vi erfarer en del utfordringer knyttet til regelverket (f.eks. tilh?righet n?r ikke norsk statsborger, medforfatterskap, tematikk, komitémedlemmer). Hvilker erfaringer har dere med dr.philos.-s?knader?
Referat: MN opplever samme ?kning, avsl?r gjerne basert p? kapasitet. Sakene tar mye ressurser hos MED, f.eks. andregangs underkjenning av pr?veforelesning over selvvalgt tema (som ikke er eksplisitt begrenset i ph.d.-forskriften). MED antar avhandlingen under forutsetning om at de klarer ? sette sammen en bed?mmelseskomite, for det er ikke alltid mulig.
Oppf?lging: MED/MN/SV kladder et notat til Studieavdelingen om presisering/endring.
3) Kostnadsberegning for kandidater med ekstern finansiering (MED)
For n?rings-ph.d. og tilsvarende ordninger er det laget prinsipper for beregning av kostnader for veiledning og opphold ved gradsgivende institusjon, inkludert hvordan kostnadsfordeling mellom UH-institusjon og bedrift/enhet kan v?re. Benyttes tilsvarende prinsipper for andre ph.d.-s?kere hvor prosjektet ikke betaler "overhead" til UiO (alts? s?kere som ikke har finansiering for n?ringsph.d./offentligsektor ph.d)? I s? fall, hvilke satser benyttes, hva tar dere betalt for og hvilke vureringer er lagt til grunn for satsene?
Referat: MN tar i utgangspunktet ca. 370 000. SV vurderer tilsvarende ordning.
Saker fra Fellesadministrasjonen
1) Nytt saks- og arkivsystem (Websak+)
UiO og UiB har i fellesskap anskaffet et nytt saksbehandlings- og arkivsystem til erstatning for Elements. Det nye saksbehandlingssystemet heter WebSak+ og blir levert av ACOS. Overgang til nytt system skjer i slutten av april.?
Vi tar utgangspunkt i presentasjonen som ble gitt til studieledernettverket 19. mars, men oppdaterer den til FFF-m?tet.?
2) H?ndtering av nytt ph.d.-opptak ifm. arkivovergangen
Vi diskuterer oss gjennom konsekvenser av arkivovergangen og mulige l?sninger.
Elements stenger for nyarkiveringer 21. april (sannsynligvis om ettermiddagen). Websak+ ?pner etter planen for arkivering av ph.d.-opptakssaker i ny l?sning 11. mai. Hva skjer med nye og gamle s?knader til ph.d. i ny l?sning?
- S?knader som kommer inn 22.april - 10.mai vil sendes til RT og kunne behandles der, men de vil ikke f?rstegangsarkiveres automatisk f?r 11. mai. Da vil de blir automatisk arkivert til Websak. S?knadene kan fint saksbehandles i RT i perioden 22. april - 10. mai, for den automatiske f?rstegangsarkiveringen 11.mai vil ta utgangspunkt i data fra Nettskjema (og dermed bevare "urs?knaden").
- 22.april - 10.mai blir det ikke mulig ? bruke "Export to Elements"-knappen, eller tilsvarende Websak+-knapp i RT.
- S?knader som kom inn f?r 21. april, men skal andregangsarkiveres etter 11. mai, vil f? kobling til riktig sak p? tvers av Elements/Websak+.
Eventuelt?
1. ?EUA-CDE Annual Meeting
2. ...?
...?
3. ...?
...?
?