1. Forberedelser / f?r tiltredelse
| Aktivitet | Kommentar |
|---|---|
| Velkomst e-post fra leder til nyansatt | HR sender e-post til leder med forslag til en velkomst e-post leder kan sende nyansatt. Ved fast ansettelse, bestiller HR blomster hjem til nyansatt. De f?r i tillegg en UiO-kopp. Ved midlertidig ansettelse f?r nyansatt en velkomstpakke. UiO-kopp og velkomstpakke hentes hos Innkj?p.? |
| Valg av fadder | Leder velger fadder som kan bist? og avlaste gjennom onboardingsprosessen. Fadder har ansvar for tett oppf?lging den f?rste tiden med spesiell forpliktelse overfor den nyansatte i de f?rste 4 ukene. |
| Oppstartsm?te med HR | Leder og fadder mottar invitasjon til oppstartsm?te med HR om onboarding av nyansatt. Her avklares det praktiske rundt oppstarten. HR sender leder en e-post med mal p? en introduksjonsplan for de to f?rst ukene, samt to onboardingshefter. Det ene heftet skal til leder/fadder og det andre til nyansatt.? |
| Avklare kontorplass | Leder finner ut hvor medarbeider skal sitte. Leder p?ser at kontoret er ryddet og t?mt.?Romnummer sendes HR. Ved behov for rengj?ring eller bestilling av m?bler, sender leder e-post til HR. UiO-kopp skal st? klart p? kontorpulten ved f?rste arbeidsdag ved fast ansettelse. Dette hentes hos Innkj?p.? Lag navneskilt til kontoret:?Skiltgenerator |
| Avklare utstyr (pc, mobil etc.) | Leder avklarer om nyansatt skal ha mobil og/eller?b?rbar?PC. Leder bestiller via innkjop@usit.uio.no?? Ved mobil og internettrefusjon: Ansatte blir fordelsbeskattet og det m? opprettes EK-trekk. Det er leder + ansatt som fyller ut EK-skjema:?Refusjon av kommunikasjonsutgifter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) Leder sender utfylt EK-skjema til HR:?personal@usit.uio.no |
| Velkomsttelefon/e-post | Leder kontakter nyansatt?og ?nsker velkommen, avtaler tidspunkt og sted for oppm?te f?rste arbeidsdag (ca. en uke f?r f?rste arbeidsdag) og sender ferdig utfylt introduksjonsplan.? |
| Tilgang til administrative systemer | Nyansatte f?r automatisk tilgang til grunnsystemer. Leder ber ansatt laste ned appen: Authenticator for to-faktor autentisering.?? Leder gj?r en vurdering av hvilke administrative systemer ansatt trenger tilgang til. Stab/st?tte kan bist? med innmelding. Eksempler p? administrative systemer: Innkj?pssystem, ?konomisystem, Elements. |
2. Tiltredelsesdagen / f?rste arbeidsdag
| Tiltak | Kommentar |
|---|---|
| Mottak, velkomst, tildeling av arbeidsplass |
|
| Informere om nyansatt | Leder informerer at nyansatt har begynt ved ? sende e-post til alle@usit.uio.no |
| E-post lister | Leder melder den nyansatte inn i n?dvendige e-post lister. Alle blir automatisk meldt inn i e-post-listen til hele IT-avdelingen (alle@usit.uio.no), liste for egen enhet, samt?lister?som er synkronisert opp mot tilgangsgrupper |
| Hilserunde/omvisning |
|
3. Den f?rste uken / de f?rste ukene
| Tiltak | Kommentar |
|---|---|
| Ansattkort |
|
| Personpresentasjon og personalfoto | Leder viser den nyansatte personpresentasjonen p? nett, og hvordan man legger inn info: Slik redigerer du personpresentasjonen din - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)? For personalfoto, er det fotografering i Lucy Smiths hus en gang per semester. Ansatte som har behov for foto utenom dette, kan bestille tid for fotografering hos FOVIT p? Rikshospitalet. Kostnad dekkes da av den ansattes enhet. Se: Foto av ansatte i Fellesadministrasjonen - For ansatte - Universitetet i Oslo |
| Onboardings- samtaler | Leder gjennomf?rer jevnlige onboardingssamtaler med den nyansatte.? HR innkaller til velkomstsamtale hvor det gjennomg?s informasjon om det ? v?re ansatt i staten.? |
4. De f?rste 6 m?nedene
| Tiltak | Kommentar |
|---|---|
Oppf?lgingssamtale i pr?vetiden etter ca. 2 m?neder og 4. m?neder Onboardingsamtaler gjennomf?res ca. 2 m?neder og 4 m?neder. |
|